{"id":13591,"date":"2022-02-10T07:00:26","date_gmt":"2022-02-10T10:00:26","guid":{"rendered":"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591"},"modified":"2022-02-10T07:00:26","modified_gmt":"2022-02-10T10:00:26","slug":"reunioes-torne-as-mais-produtivas-em-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591","title":{"rendered":"Reuni\u00f5es: torne-as mais produtivas em sua empresa!"},"content":{"rendered":"<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_83 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">\u00cdndice<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Alternar tabela de conte\u00fado\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewBox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseProfile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591\/#Encontros_sao_melhor_aproveitados_quando_se_consideram_suas_tres_fases_basicas\" >Encontros s\u00e3o melhor aproveitados quando se consideram suas tr\u00eas fases b\u00e1sicas<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591\/#Esse_assunto_requer_uma_reuniao\" >Esse assunto requer uma reuni\u00e3o?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-4' ><li class='ez-toc-heading-level-4'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591\/#1_Formato\" >1) Formato<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-4'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591\/#2_Periodicidade\" >2) Periodicidade<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-4'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591\/#3_Tipos_de_Reuniao\" >3) Tipos de Reuni\u00e3o<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Encontros_sao_melhor_aproveitados_quando_se_consideram_suas_tres_fases_basicas\"><\/span>Encontros s\u00e3o melhor aproveitados quando se consideram suas tr\u00eas fases b\u00e1sicas<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>No mundo corporativo, a falta de tempo \u00e9 uma queixa presente na maioria das organiza\u00e7\u00f5es. Atender \u00e0 rotina di\u00e1ria, lidar com os imprevistos e outras in\u00fameras demandas, que surgem cada vez mais cr\u00edticas e velozes. Nesse cen\u00e1rio, algumas empresas gastam uma dose consider\u00e1vel de energia extra para enfrentar uma doen\u00e7a que denomino\u00a0<em>febre de reuni\u00f5es.<\/em><\/p>\n<p>Reuni\u00f5es podem ajudar as empresas a evoluir e assim conquistar seus objetivos, mas, por outro lado, podem servir para atrapalhar, e muito, visto que consomem este que \u00e9 um bem precioso: o tempo.<\/p>\n<p>Vejam a hist\u00f3ria real &#8211; e pitoresca &#8211; de um amigo que participou de uma reuni\u00e3o por engano: ele, muito inteligente, tem personalidade forte e defende com convic\u00e7\u00e3o suas posi\u00e7\u00f5es e opini\u00f5es, um influenciador nato. Certo dia, foi convocado para participar de uma determinada reuni\u00e3o, e l\u00e1 foi ele com seu famoso caderninho de anota\u00e7\u00f5es. Entrou na sala de reuni\u00f5es onde o pessoal j\u00e1 estava finalizando um assunto e come\u00e7ou a fazer uma s\u00e9rie de perguntas a ponto de mudar totalmente o transcurso da decis\u00e3o que estava sendo tomada. Conclu\u00edda a reuni\u00e3o, o moderador agradeceu a presen\u00e7a de todos e em especial a contribui\u00e7\u00e3o desse amigo. Achando estranho no momento, ele perguntou se n\u00e3o iriam discutir assunto X. Ele foi informado pelo moderador da reuni\u00e3o que esse assunto estava sendo discutido na sala de reuni\u00f5es ao lado. Todos ca\u00edram na gargalhada.<\/p>\n<p>Durante a minha carreira como executivo, escutei alguns coment\u00e1rios quando se trata do tema &#8220;reuni\u00e3o&#8221;. Escolhi alguns que compartilho abaixo:<\/p>\n<ul>\n<li>&#8220;Essa reuni\u00e3o poderia ser resolvida por meio de um e-mail&#8221;;<\/li>\n<li>&#8220;Estou cansado de participar de tantas reuni\u00f5es improdutivas&#8221;;<\/li>\n<li>&#8220;Se eu ganhasse por participa\u00e7\u00e3o em reuni\u00f5es, eu j\u00e1 estaria rico&#8221;;<\/li>\n<li>&#8220;Mais uma reuni\u00e3o sem efetividade e nem sei porque fui convidado&#8221;.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Segundo pesquisa realizada pela\u00a0<em>Harvard Business Review<\/em>\u00a0e publicada no artigo &#8220;Stop the Meeting Madness&#8221;, esse n\u00e3o \u00e9 um assunto discutido apenas no Brasil. Esse estudo aponta tamb\u00e9m que os executivos gastam aproximadamente 23 horas semanais em reuni\u00f5es. Dos 182 gerentes seniores do segmento industrial que foram entrevistados, 65% afirmaram que as reuni\u00f5es dificultam a conclus\u00e3o dos seus trabalhos e 71% as classificam como improdutivas e ineficientes.<\/p>\n<p>Motivado por tal cen\u00e1rio, apresento um estudo com pistas para a constru\u00e7\u00e3o de um modelo de reuni\u00e3o que seja atrativa e produtiva:<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Esse_assunto_requer_uma_reuniao\"><\/span>Esse assunto requer uma reuni\u00e3o?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>H\u00e1 dois aspectos a serem pensados que nos ajudam a tomar essa decis\u00e3o: se realizar essa reuni\u00e3o agregar\u00e1 valor para o cliente\/organiza\u00e7\u00e3o e qual o custo dela.<\/p>\n<p>H\u00e1 de se considerar que se o custo m\u00e9dio da hora de cada participante for, por exemplo, de R$ 200 e voc\u00ea convocar 10 pessoas para a reuni\u00e3o, ter\u00e1 o custo de cada hora de R$ 2.000. Note que se voc\u00ea tiver 10 reuni\u00f5es desse tipo, em um ano somar\u00e1 o custo de R$ 20.000 para a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Preciso deixar claro que n\u00e3o sou contra a realiza\u00e7\u00e3o de reuni\u00f5es, pois elas s\u00e3o importantes e necess\u00e1rias para mover as organiza\u00e7\u00f5es na dire\u00e7\u00e3o dos seus objetivos. Uma vez que tenhamos desenvolvido a conscientiza\u00e7\u00e3o das pessoas sobre a import\u00e2ncia da realiza\u00e7\u00e3o das reuni\u00f5es, o pr\u00f3ximo passo \u00e9 classificar as reuni\u00f5es quanto a formato, periodicidade e tipo.<\/p>\n<h4><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1_Formato\"><\/span>1) Formato<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n<p>Toda reuni\u00e3o pode ser realizada de forma presencial ou por videoconfer\u00eancia. Sobre as reuni\u00f5es por videoconfer\u00eancia \u00e9 preciso ter alguns cuidados para garantir sua qualidade:<\/p>\n<ul>\n<li>Os participantes devem conhecer a plataforma escolhida e saber o funcionamento e utiliza\u00e7\u00e3o dos recursos da ferramenta;<\/li>\n<li>A etiqueta digital recomenda que os participantes mantenham as c\u00e2meras abertas, os microfones desligados enquanto n\u00e3o estiverem falando e trajes adequados;<\/li>\n<li>Pr\u00e1tica da escuta ativa: buscar compreender realmente o que est\u00e1 sendo dito para evitar desperd\u00edcios de tempo com repeti\u00e7\u00f5es desnecess\u00e1rias.<\/li>\n<\/ul>\n<h4><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2_Periodicidade\"><\/span>2) Periodicidade<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n<p>Eventual ou Extraordin\u00e1ria sempre de acordo com a necessidade de debater um assunto espec\u00edfico. Para temas que requerem discuss\u00f5es com frequ\u00eancia determinada, proponho a cria\u00e7\u00e3o de uma Governan\u00e7a para apoiar a sua gest\u00e3o, definindo: Assunto, Frequ\u00eancia, Envolvidos e Dura\u00e7\u00e3o, assim todos os participantes saber\u00e3o com anteced\u00eancia quanto \u00e0 realiza\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o.<\/p>\n<p><em>Cuidado com a reuni\u00e3o urgente!<\/em>\u00a0Esse tipo de reuni\u00e3o normalmente afeta diretamente a agenda dos envolvidos. L\u00edderes acometidos pela\u00a0<em>urgentite\u00a0<\/em>influenciam diretamente suas equipes e, ao examinar esse quadro, tanto l\u00edderes quanto colaboradores nessa situa\u00e7\u00e3o s\u00e3o verdadeiros bombeiros, pois passam o dia apagando inc\u00eandios e prejudicam a organiza\u00e7\u00e3o devido \u00e0 falta de planejamento.<\/p>\n<h4><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3_Tipos_de_Reuniao\"><\/span>3) Tipos de Reuni\u00e3o<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n<p>Existem v\u00e1rias formas para classificar sua reuni\u00e3o. Apresento a seguir uma lista das reuni\u00f5es mais conhecidas: Corporativa, Novas Diretrizes, Centricidade no Cliente, Informativa, Acompanhamento de Plano de A\u00e7\u00e3o e Resultados, Gest\u00e3o Di\u00e1ria, Solu\u00e7\u00e3o de Problemas, Criativa &#8211; Brainstorming, Desenvolvimento de Projetos, Feedback, Avalia\u00e7\u00e3o de Desempenho. Cabe uma ressalva que cada \u00e1rea da organiza\u00e7\u00e3o tem suas reuni\u00f5es espec\u00edficas.<\/p>\n<p>Normalmente as reuni\u00f5es improdutivas s\u00e3o as que n\u00e3o t\u00eam pauta e tampouco foco, os participantes s\u00e3o convocados de forma equivocada e sem qualquer crit\u00e9rio. Para ter uma reuni\u00e3o produtiva, \u00e9 preciso trabalhar nas tr\u00eas fases: Planejamento, Execu\u00e7\u00e3o e Acompanhamento.<\/p>\n<p>Dentro do Planejamento, s\u00e3o pensadas e decididas as quest\u00f5es quanto \u00e0 Estrutura da Reuni\u00e3o (Assunto, Objetivo, Pauta, Participantes, Hor\u00e1rio e Local e Tempo de Dura\u00e7\u00e3o).<\/p>\n<p>Com rela\u00e7\u00e3o \u00e0 Execu\u00e7\u00e3o, toda reuni\u00e3o deve ser conduzida por um Facilitador, L\u00edder ou Moderador, que pode usar a t\u00e9cnica do &#8220;quebra gelo&#8221; para que todos se sintam mais confort\u00e1veis e interessados. Esse facilitador dever\u00e1 zelar pela pontualidade de in\u00edcio e t\u00e9rmino, pelo cumprimento da pauta e por manter o foco. Recomenda-se que, para reuni\u00f5es longas, a cada duas horas seja feita uma pausa estrat\u00e9gica e, caso se perceba que a reuni\u00e3o est\u00e1 desviando do tema, sugerir colocar o assunto num &#8220;estacionamento de ideias&#8221; para ser discutido em outro momento.<\/p>\n<p>Existem pessoas que s\u00e3o multitarefas e acreditam que podem realizar outras atividades durante a reuni\u00e3o, como por exemplo responder e-mails, trabalhar nos seus notebooks e celulares. Essa postura deve ser dialogada ou at\u00e9 coibida pelo facilitador, para n\u00e3o perder o foco da reuni\u00e3o, aproveitar ao m\u00e1ximo a aten\u00e7\u00e3o e conhecimentos de todos os participantes e tamb\u00e9m por uma quest\u00e3o de respeito.<\/p>\n<p>O Facilitador deve abrir espa\u00e7o para que todos expressem suas opini\u00f5es. Dependendo da maturidade das pessoas que participam da reuni\u00e3o, encontramos os seguintes participantes:<\/p>\n<ul>\n<li>Espectador: participante entra e sai sem dar nenhuma palavra e contribui\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li>Coadjuvante: participante oferece suas contribui\u00e7\u00f5es desde que seja estimulado a dar a sua opini\u00e3o;<\/li>\n<li>Protagonista: participante ativo que contribui adequadamente com sua experi\u00eancia e conhecimento para realiza\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o;<\/li>\n<li>Estrela: participante egoc\u00eantrico que extrapola querendo chamar a aten\u00e7\u00e3o de todos para si, por\u00e9m fala muito e contribui pouco.<\/li>\n<\/ul>\n<p>O Facilitador inclusivo \u00e9 aquele que equilibra as participa\u00e7\u00f5es durante a reuni\u00e3o e consegue a contribui\u00e7\u00e3o de todos os participantes por meio de boas perguntas. No final da reuni\u00e3o, \u00e9 recomendado que se fa\u00e7a uma retrospectiva do que ficou combinado para que n\u00e3o haja d\u00favidas, assim como seja preparada uma minuta com o sum\u00e1rio dos pontos definidos e encaminhada aos envolvidos para que seja feito o devido acompanhamento. Se for recorrente, sugiro que no in\u00edcio da pr\u00f3xima reuni\u00e3o seja feita a leitura da minuta da reuni\u00e3o anterior.<\/p>\n<p>Um recurso l\u00fadico interessante, se a empresa busca direcionar os seus esfor\u00e7os para que as organizacionais sejam realizadas de acordo com a perspectiva do cliente, \u00e9 separar uma cadeira com algum objeto que simbolize a presen\u00e7a do cliente na reuni\u00e3o.<\/p>\n<p>Nem sempre as reuni\u00f5es transcorrem como planejamos. Caso, por algum motivo, os \u00e2nimos se alterem e as emo\u00e7\u00f5es ultrapassem o limite aceit\u00e1vel, \u00e9 melhor interromper a reuni\u00e3o, e a quest\u00e3o pol\u00eamica deve ser tratada em outro momento.<\/p>\n<p>Levando em conta os pontos que refletimos aqui, certamente suas reuni\u00f5es se tornar\u00e3o mais efetivas, atrativas e produtivas. Uma boa reuni\u00e3o a todos!<\/p>\n<p>Fonte: <a href=\"https:\/\/administradores.com.br\/noticias\/como-organizar-reunioes-realmente-produtivas\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Administradores.com<\/a><\/p>\n<p><a class=\"bt-post\" href=\"\/contato\">PRESSIONE AQUI AGORA MESMO E FALE J\u00c1 CONOSCO PARA MAIS INFORMA\u00c7\u00d5ES!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Encontros s\u00e3o melhor aproveitados quando se consideram suas tr\u00eas fases b\u00e1sicas No mundo corporativo, a falta de tempo \u00e9 uma queixa presente na maioria das organiza\u00e7\u00f5es. Atender \u00e0 rotina di\u00e1ria, lidar com os imprevistos e outras in\u00fameras demandas, que surgem cada vez mais cr\u00edticas e velozes. Nesse cen\u00e1rio, algumas empresas gastam uma dose consider\u00e1vel de &#8230; <a title=\"Reuni\u00f5es: torne-as mais produtivas em sua empresa!\" class=\"read-more\" href=\"https:\/\/orcoma.com.br\/?p=13591\" aria-label=\"Read more about Reuni\u00f5es: torne-as mais produtivas em sua empresa!\">Ler mais<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":18969,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[793,608,2851],"tags":[2883,2884,2829,2885,2886,2887],"class_list":["post-13591","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestao-de-equipe","category-gestao-de-negocios","category-gestao-de-pessoas","tag-formato","tag-organizar-reunioes","tag-periodicidade","tag-reunioes","tag-tipos-de-reuniao","tag-tres-fases-basicas"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/13591","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=13591"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/13591\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/18969"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=13591"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=13591"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/orcoma.com.br\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=13591"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}