Como ter um controle de pacientes efetivo em sua clínica?

Saiba como ter o máximo de efetividade no controle de pacientes da sua clínica

Entenda a importância de um controle de pacientes impecável para o sucesso da sua clínica

Enfim, chegamos em 2021 e os desafios são ainda maiores para um ano de retomada econômica e de muita expectativa com relação à vacinação da população em todo o mundo.

Toda essa esperança faz com que as empresas se animem para voltar a ter lucros consistentes, com o retorno das pessoas em seus estabelecimentos para consumir os produtos ou serviços que são disponibilizados.

Portanto, é importante deixar de lado o “deixa a vida me levar” e buscar, logo no início do ano, fazer um bom planejamento e elaborar estratégias que sirvam para alavancar o seu negócio, de modo a garantir o melhor desempenho possível nesse ano que se inicia.

Mas como o assunto de hoje é para você, gestor de clínica na área da saúde, a depender do foco dos seus serviços prestados, talvez os impactos nem tenham sido tão grandes, mas isso não impede de você aparar as arestas do seu negócio e planejar um 2021 com foco total no sucesso da sua clínica.

Sabemos que são diversos aspectos que precisam ser priorizados para ter uma clínica de sucesso, mas hoje iremos abordar apenas um, para que você consiga centrar as atenções nele e beneficiar a sua gestão.

Estamos falando do controle de pacientes, que é um recurso primordial na rotina de todo gestor de clínica e o nosso papel é de falar sobre a sua importância e mostrar como implementar de forma assertiva em sua clínica na área da saúde.

Afinal de contas, não ter um controle de pacientes em sua clínica significa que você não conta com nenhum elemento plausível para tomar qualquer tipo de iniciativa voltada para a otimização dos seus processos internos, pois você fica, literalmente, sem informações que possam garantir um bom planejamento.

Então, se a sua clínica ainda não tem um controle de pacientes efetivo, que não te garante a possibilidade de entender como está o fluxo de pessoas atendidas em seu consultório, de modo a te proporcionar estratégias mais assertivas para entender os gargalos do seu negócio, é hora de ligar o sinal de alerta e prestar bastante atenção em sua leitura, aqui neste artigo.

Somente assim a sua gestão irá melhorar de forma exponencial, te garantindo muito mais tranquilidade para atuar com excelência em seu negócio e proporcionar serviços de qualidade aos seus pacientes que tanto merecem e confiam no seu trabalho.

Portanto, vem com a gente e tenha tudo o que você precisa para garantir um ano promissor ao seu negócio.

Controle de pacientes: Qual a importância?

Como já falamos anteriormente, o controle de pacientes representa apenas um dos diversos recursos disponíveis para a gestão da sua clínica, mas ainda assim ele é de suma importância para o pleno entendimento do fluxo de pessoas que buscam pelos seus serviços e são, efetivamente, atendidas.

Falar de controle de pacientes é dizer que este é um dos maiores desafios na vida de um gestor de clínica, pois existem diversas variáveis que são capazes de interferir negativamente nos resultados financeiros de um consultório, como por exemplo:

• As faltas.
• As abstenções.

É bastante comum que, após a realização da marcação de exames ou procedimentos, os pacientes não compareçam, sendo que alguns poucos ainda informam com antecedência, mas grande parte deles sequer dão uma satisfação, o que acaba comprometendo a agenda do consultório que poderá ter um horário ocupado, de fato, por outro paciente interessado pelos serviços e que realmente iria comparecer.

Dependendo do nível de faltas ou abstenções em um mês isso causará um forte impacto orçamentário ao seu negócio, e esse é um dos pontos que um bom controle de pacientes é capaz de solucionar em sua clínica.

Ou seja, se você não tem o controle de pacientes como um recurso efetivo dentro do seu negócio, não existe a menor possibilidade de identificar onde estão os verdadeiros gargalos da sua clínica e você fica sem ter como corrigi-los através de informações fidedignas para um embasamento eficaz e, consequentemente, uma correção assertiva.

Dado este primeiro passo, agora vamos falar em termos práticos como tudo isso funciona e, assim, vamos avançando o nosso conteúdo para que você tenha todos os elementos necessários para garantir uma gestão impecável em sua clínica.

Controle de pacientes na prática!

Bom, agora que você já entendeu que é importante gerenciar o fluxo de pacientes em sua clínica, assim como saber – em números exatos – qual a porcentagem de faltas e abstenções, agora vamos te mostrar como funciona o controle de pacientes de forma objetiva, ou seja, na prática!

Antes mesmo de pensar em contar com algum software ou plataforma – que iremos falar mais adiante – é necessário “arrumar a casa” ou seja cuidar das demandas internas da sua clínica e deixar tudo organizado para que este novo recurso seja, de fato, efetivo.

Sendo assim, iremos elencar para você alguns aspectos importantes a serem priorizados, antes mesmo de implantar uma ferramenta para controle de pacientes em sua clínica.

• Foque na prospecção de pacientes (isso se faz através de boas estratégias de Marketing, de modo a divulgar a sua clínica);
• Elabore uma cartilha de atendimento (mostre a importância do cumprimento com os agendamentos, para que os seus pacientes, ao menos, avisem com antecedência, caso não possam se deslocar ao seu consultório);
• Capacite a sua equipe de atendimento (a cada agendamento feito é necessária a confirmação da consulta, seja no dia que antecede ou até mesmo horas antes do atendimento, no próprio dia);
• Estipule um tempo para cada atendimento (esse tipo de estratégia é o que irá definir a quantidade de atendimentos possíveis em um dia);
• Seja pontual (dar o exemplo é fundamental para o bom andamento do seu negócio);
• Invista em um sistema efetivo (um bom controle de pacientes passa por uma plataforma adequada para tal).

Quais os aspectos principais em um bom controle de pacientes?

Agora que você já aprendeu sobre a importância do controle de pacientes e viu também como organizar os aspectos internos do seu negócio antes mesmo de contar com uma plataforma específica para otimizar a sua gestão, vamos te mostrar quais são os pontos principais que esse tipo de recurso proporciona em termos de melhoria em sua clínica.

• agendamentos;
• consultas;
• tempo

Bom, com tudo o que falamos fica bastante claro que a clínica que não atua com o controle de pacientes fica às escuras e não dá as respostas que você, gestor, precisa para otimizar o seu negócio.

Quando falamos em agendamentos, um sistema de controle de pacientes disponibiliza todos os agendamentos prévios para que você possa consultar a qualquer hora e saber como está o fluxo de pessoas em cada dia, semana ou até mesmo mês.

Ter tudo isso de forma sistematizada garante muito mais praticidade, seja para a confirmação de atendimentos ou até mesmo o cancelamento ou agendamento para um outro dia.

Quando falamos em consultas, aí já é o atendimento efetivamente realizado, ou seja, o paciente realmente foi ao seu consultório, cumpriu com o combinado e foi devidamente atendido.

É importantíssimo ter também esse tipo de controle, até mesmo para avaliar como foi o fluxo efetivo em um mês, de modo a comparar mês a mês e definir estratégias de fidelização e entender a necessidade de novas prospecções.

Afinal, é o fluxo de pacientes que garante a rentabilidade do seu negócio e tudo precisa ser realizado de forma estratégica e não de forma subjetiva, sem a adoção de critérios.

Já com relação ao tempo, esse ponto é fundamental para a organização da sua agenda, principalmente para que não exista um agendamento desproporcional relacionado à real capacidade de atendimento em sua clínica.

Sabendo qual o tempo estimado para cada tipo de consulta, você tem como otimizar o andamento do dia a dia em sua clínica.

É claro que cada clínica tem a sua própria estratégia e as questões levantadas acima não são, necessariamente, engessadas, podendo existir outros pontos internos que podem se juntar aos itens de agendamento, consultas e tempo.

Você, no papel de gestor, é quem tem que entender bem o seu negócio e definir quais os demais aspectos a serem priorizados em seu controle de pacientes.

Qual o melhor sistema?

Como cada clínica tem as suas próprias especificidades e demandas distintas, você deve optar pelo sistema que, efetivamente, cumpra com tudo o que é necessário para garantir um controle de pacientes impecável em seu negócio.

Portanto, respondendo à pergunta deste tópico, não existe o “melhor sistema”, mas sim o que se encaixa melhor com as suas expectativas e ofereça todas as ferramentas necessárias para otimizar a sua gestão.

Tendo uma equipe bem treinada e alinhada com todos os pontos estratégicos que constarão em sua plataforma de controle de pacientes, acreditamos que um bom sistema deve proporcionar:

• Fácil usabilidade.
• Possibilidade de alteração de processos de forma simples.
• Armazenamento na nuvem.
• Envio de lembretes e notificações aos pacientes.
• Visualização dinâmica.
• Acesso via usuário e senha.
• Segurança das informações.
• Opção de gráficos de desempenho.

Lembrando que esses são apenas pontos que acreditamos ser importantes para um bom sistema de controle de pacientes, mas a grande realidade é que somente você é capaz de entender quais são as questões imprescindíveis que uma boa plataforma deve proporcionar à sua clínica.

Outra coisa que é crucial é o custo benefício, até mesmo porque antes mesmo de implantar um novo sistema em sua clínica, é necessário consultar o seu caixa, entender se você tem condições de fazer um novo investimento em seu negócio e também se tem capacidade financeira para cumprir com as mensalidades.

Toda clínica tem esse conjunto de questões internas que, no final das contas, precisa de um aval do seu departamento financeiro, até mesmo para não comprometer o seu caixa.

Em tempos de crise, como já falamos em nossa introdução, é necessário ter muita cautela e tomar decisões com base em critérios técnicos, de modo a avaliar a real necessidade de determinado investimento para garantir o sucesso do seu negócio em 2021.

E assim como uma ferramenta ideal para o controle de pacientes, você também pode iniciar o ano com o pé direito se priorizar uma gestão profissional da sua contabilidade, de modo a enxugar gastos desnecessários e proporcionar o máximo de assertividade em suas decisões internas, seja para o investimento em novos recursos ou até mesmo para uma possível readequação tributária para um regime mais vantajoso ou um planejamento estratégico adequado ao seu negócio.

Em outras palavras, não abra mão de ter ao seu lado uma equipe de profissionais contábeis qualificados para atuar em prol do seu sucesso.

Conte com a Orcoma!

Ter uma gestão impecável em sua clínica exige o enfrentamento diário de desafios, diante de vários setores internos do seu negócio.

Afinal, existem questões como aluguel, tributação, aquisição e manutenção de equipamentos, folha de funcionários e demais demandas como o setor contábil e financeiro.

Sem organização e planejamento, fica impossível dar conta de tudo, ainda mais se você não contar com um suporte adequado e capaz de te auxiliar a manter tudo em dia.

Mas conosco, da Orcoma, o cenário muda de figura, pois somos uma contabilidade especializada em clínicas médicas e dispomos dos melhores profissionais do mercado para analisar o seu negócio, fazer um diagnóstico preciso e te proporcionar as melhores tomadas de decisão, rumo a um 2021 efetivamente lucrativo.

Através da nossa experiência na sua área de atuação e expertise, garantimos o melhor aproveitamento em seus investimentos e realizamos uma gestão impecável da sua contabilidade, para garantir a conformidade do seu negócio e te dar toda a tranquilidade que você tanto precisa e merece para focar nas suas reais atribuições dentro da sua clínica.

E para colocar em prática tudo o que falamos, disponibilizamos um ícone do WhatsApp logo abaixo, e basta você clicar para falar diretamente com um de nossos especialistas.

Teremos a enorme satisfação em atendê-lo e tirar todas as suas dúvidas.

QUERO OBTER O SUCESSO EM MINHA CLÍNICA MÉDICA!